Zahlungsfreigabe-Assistent
KI-gestützte Rechnungstriage, gemeinsam mit einem Sachwalter-Team entwickelt. Halbautomatisch by design.
Problem
Wenn ein Insolvenzverfahren eröffnet wird, muss der Sachwalter jede eingehende Rechnung einordnen. Wurde die zugrunde liegende Leistung vor oder nach dem Insolvenzeröffnungsdatum erbracht? Davon hängt ab, ob es sich um eine Insolvenzforderung (über das Verfahren bedient) oder eine Masseverbindlichkeit (aus der Masse zu zahlen) handelt. Diese Einordnung manuell über hunderte PDFs in mehreren Sprachen vorzunehmen, wobei das relevante Datum oft in Positionsbeschreibungen versteckt ist, ist langsam und fehleranfällig. Falsche Einordnungen haben unmittelbare rechtliche Folgen.
Rahmenbedingungen
- Juristische Entscheidungen lassen sich nicht wegautomatisieren. Das Tool soll den Menschen beschleunigen, nicht ersetzen. Jede Einordnung wird vom Sachwalter geprüft und bestätigt.
- Rechnungen kommen in Deutsch, Englisch und Polnisch, teils als saubere PDFs, teils als Scans.
- Maßgeblich ist das Leistungsdatum, das oft Vorrang vor dem Rechnungsdatum hat und nicht immer sauber gekennzeichnet ist.
- Edge Case: Leistungen, die das Eröffnungsdatum überspannen, brauchen eine anteilige Aufteilung statt einer Ja/Nein-Entscheidung.
- Sensible Mandantendaten: das Tool läuft lokal auf dem Rechner des Teams, nicht als externe SaaS.
- Entwicklung in engem Feedback-Loop mit einer Sachwalter-Kanzlei als Design-Partner, mit dem Ziel, dass andere Kanzleien mit demselben Ablauf das Tool ebenfalls nutzen können.
Architektur
- PyQt-Desktopanwendung. Läuft lokal beim Anwender, kein Cloud-Hosting nötig.
- PDF-Textextraktion (pdfplumber / PyMuPDF) mit OCR-Fallback (Tesseract) für gescannte Dokumente.
- Claude API für strukturierte Extraktion von Daten, Beträgen, Lieferant und Dokumenttyp, in den Sprachen, die das Team tatsächlich bekommt.
- Klassifizierungslogik, die die juristische Regel (vor / nach / überspannt das Eröffnungsdatum) auf die extrahierten Fakten anwendet, inklusive anteiliger Aufteilung für Grenzfälle.
- Prüf- und Bestätigungs-UI. Jedes Ergebnis wird dem Sachwalter zur Bestätigung, Korrektur oder Aufteilung vorgelegt. Nichts wird automatisch festgeschrieben.
- Umbenennung und Reorganisation der Original-PDFs, sodass die Ablage zur Entscheidung passt.
- CSV-Export, damit die Ergebnisse in den bestehenden Folgeprozess der Kanzlei einfließen.
Ergebnis
- Im produktiven Einsatz bei einem Sachwalter-Team, wobei jede Iteration vom Feedback aus dem Tagesbetrieb getrieben wird.
- Ersetzt einen manuellen Lesen-Einordnen-Umbenennen-Prozess über hunderte Rechnungen pro Verfahren.
- Die KI übernimmt das mühsame Lesen und Strukturieren. Der Mensch konzentriert sich auf die Fälle, die tatsächlich Beurteilung brauchen.
- Von Anfang an darauf ausgelegt, übertragbar zu sein. Andere Sachwalter-Kanzleien mit demselben Ablauf sind eingeladen, sich zu melden.
Technologie
Python, PyQt · Anthropic Claude API · pdfplumber, PyMuPDF, Tesseract OCR · Lokaler Desktop-Betrieb
Halbautomatisch, bewusst so entworfen
Die spannende Designentscheidung in diesem Tool ist, was es bewusst nicht tut. Die rechtliche Einordnung einer Rechnung im Insolvenzverfahren ist eine Entscheidung, für die der Sachwalter berufsrechtlich und juristisch verantwortlich ist. Es ist keine Entscheidung, die eine KI treffen sollte. Das Tool ist genau um diese Grenze herum gebaut. Die KI übernimmt den mühsamen Teil (PDF lesen, Daten finden, Lieferant identifizieren, Dokumenttyp erkennen, Kategorie vorschlagen), und der Mensch übernimmt den Teil, der menschlich bleiben muss (bestätigen, korrigieren oder aufteilen).
Diese Trennung ist auch der praktische Grund, warum das Tool funktioniert. Reine Automatisierung wäre unsicher. Reine Handarbeit ist genau das, was das Team heute schon macht. Der Wert liegt dazwischen. Die Information wird so vorbereitet, dass der Sachwalter seine Zeit auf die Entscheidung verwendet, nicht auf die Erfassung.
Mit echtem Mandanten gebaut, übertragbar gedacht
Das Tool ist als gezielte Lösung für eine Sachwalter-Kanzlei entstanden, mit wöchentlichem Feedback, das jede Iteration prägt. Welche Kategorien das Team wirklich nutzt, welche Sonderfälle immer wieder auftauchen, wie die Umbenennungs-Konvention aussehen soll, wo die KI zu sicher ist und wo zu unsicher. Diese enge Zusammenarbeit ist der Grund, warum das Tool zum Arbeitsablauf passt, statt dagegen zu arbeiten.
Derselbe Ablauf existiert in anderen Sachwalter-Kanzleien. Wenn Sie Insolvenzverfahren betreuen und das Problem wiedererkennen (Rechnungen, die sich stapeln, manuelle Einordnung, die Leistungsdatum-Frage, die anteiligen Grenzfälle), sprechen Sie mich gerne an. Ich passe das Tool an Ihre Kanzlei an.